ÁP DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ TỪ MÁY TÍNH TIỀN – THEO ĐÚNG QUY ĐỊNH CỦA TỔNG CỤC THUẾ

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền không chỉ là công cụ quản lý doanh thu mà còn là nền tảng bắt buộc giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, Tổng cục Thuế yêu cầu các cơ sở kinh doanh hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng phải triển khai sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền.

Nói cách khác, nếu bạn đang vận hành nhà hàng, quán cà phê, cửa hàng bán lẻ, siêu thị hay quầy dịch vụ, thì đây là nghĩa vụ bắt buộc, đồng thời cũng là bước tiến giúp quản lý minh bạch, tiết kiệm và hiện đại hơn.

1. Hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền là gì?

Theo khoản 2, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền là loại hóa đơn được lập ngay tại thời điểm bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, sử dụng máy tính tiền có kết nối điện tử với cơ quan thuế, để tự động truyền dữ liệu và nhận mã xác thực từ Tổng cục Thuế.

Hiểu đơn giản:
👉 Khi bạn bán hàng, máy tính tiền sẽ tự động gửi dữ liệu hóa đơn lên hệ thống của cơ quan thuế.
👉 Sau vài giây, hóa đơn sẽ được cấp mã xác thực và in ngay tại quầy cho khách hàng.

Để triển khai đúng quy định, bạn cần nắm rõ hai văn bản pháp lý quan trọng sau:

1.1. Nghị định 123/2020/NĐ-CP – Cơ sở pháp lý cao nhất về hóa đơn điện tử

Ban hành ngày 19/10/2020, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ:

• Tất cả tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy.

• Cơ quan thuế được phép cấp mã hóa đơn theo thời gian thực cho các doanh nghiệp có nhu cầu.

• Riêng với ngành bán lẻ, ăn uống, dịch vụ, bắt buộc phải sử dụng máy tính tiền có kết nối với hệ thống của cơ quan thuế.

1.2. Thông tư 78/2021/TT-BTC – Hướng dẫn chi tiết cách áp dụng

Thông tư 78 ban hành ngày 17/9/2021 hướng dẫn chi tiết việc đăng ký, khởi tạo, truyền, nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền.
Thông tư này cũng quy định rõ trách nhiệm của người nộp thuế, bao gồm:

• Đăng ký thông tin sử dụng với Tổng cục Thuế.

• Kết nối máy tính tiền với hệ thống quản lý dữ liệu hóa đơn.

• Đảm bảo tính liên tục và chính xác khi phát hành hóa đơn.

2. Đối tượng áp dụng bắt buộc

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền áp dụng cho:

• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh bán lẻ hàng hóa trực tiếp cho người tiêu dùng.

• Các cơ sở ăn uống, nhà hàng, quán cà phê, siêu thị, trung tâm thương mại.

• Cơ sở cung cấp dịch vụ lưu trú, du lịch, spa, làm đẹp, karaoke, giải trí.

Đây là những nhóm ngành có số lượng giao dịch lớn, phát sinh thường xuyên, nên việc áp dụng loại hóa đơn này giúp minh bạch doanh thu và giảm tải thủ tục kế toán.

2.1: Lợi ích thiết thực khi áp dụng hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền

Xuất hóa đơn nhanh – Gọn – Chính xác

Chỉ cần một cú nhấn tại máy tính tiền, hóa đơn sẽ được tạo và gửi mã từ cơ quan thuế trong vài giây. Điều này giúp:

• Rút ngắn quy trình bán hàng

• Tránh sai sót khi nhập dữ liệu thủ công

• Giảm thiểu tranh chấp hóa đơn giữa khách và người bán

Tự động kết nối với cơ quan thuế

Máy tính tiền được tích hợp phần mềm tự động gửi dữ liệu lên Tổng cục Thuế, đảm bảo:

• Không bỏ sót hóa đơn

• Không gian lận doanh thu

• Cơ quan thuế giám sát theo thời gian thực

2.2. Tăng uy tín doanh nghiệp

Khi khách hàng nhận được hóa đơn có mã xác thực từ Tổng cục Thuế, họ có thể tra cứu trực tiếp trên hệ thống hóa đơn điện tử quốc gia, thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch của bạn.

2.3. Giảm chi phí vận hành

Không còn chi phí in ấn, lưu trữ hay chuyển phát hóa đơn giấy. Mọi dữ liệu được lưu trữ điện tử, tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp.

3: Quy trình đăng ký sử dụng theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

 Bước 1 – Chuẩn bị thiết bị và phần mềm

• Máy tính tiền/POS có chức năng xuất hóa đơn

• Kết nối Internet ổn định

• Chữ ký số hợp lệ

• Tài khoản truy cập cổng thông tin của Tổng cục Thuế

Bước 2 – Đăng ký với cơ quan thuế

Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn, chọn mục “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền”.
Điền đầy đủ thông tin về địa điểm, mã số thuế, loại hình kinh doanh và gửi xác nhận.

Bước 3 – Kết nối và kích hoạt máy tính tiền

Sau khi cơ quan thuế phê duyệt, bạn sẽ nhận được mã định danh máy tính tiền để kích hoạt. Khi bán hàng, hệ thống sẽ gửi hóa đơn trực tiếp lên Tổng cục Thuế và nhận mã xác thực tự động.

Bước 4 – Sử dụng và kiểm tra

Hóa đơn sau khi phát hành sẽ hiển thị mã cơ quan thuế. Bạn có thể tra cứu tại https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn để đảm bảo hóa đơn hợp lệ.

4. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền

Theo Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC, để được cấp phép sử dụng, doanh nghiệp cần:

1. Có máy tính tiền hoặc phần mềm bán hàng có thể kết nối mạng.

2. Có tài khoản thuế điện tử hợp lệ.

3. Có chữ ký số hợp pháp.

4. Có địa điểm kinh doanh cố định, rõ ràng.

5. Các lỗi thường gặp khi áp dụng và cách xử lý

 1. Không kết nối được với cơ quan thuế

Nguyên nhân: cấu hình sai hoặc mất kết nối mạng.
✅ Cách khắc phục: kiểm tra internet, cập nhật lại cấu hình máy và xác thực mã thiết bị.

 2. Hóa đơn không gửi được lên hệ thống

Nguyên nhân: lỗi phần mềm hoặc chưa đồng bộ.
✅ Cách khắc phục: cập nhật phần mềm, hoặc gửi lại dữ liệu thủ công qua cổng thuế.

 3. Mất hóa đơn đã phát hành

✅ Giải pháp: tra cứu trên hệ thống Tổng cục Thuế và tải lại bản điện tử.

5. Những lưu ý quan trọng khi áp dụng

• Không tự ý thay đổi cấu hình máy tính tiền sau khi đã đăng ký với cơ quan thuế.

• Đảm bảo máy luôn kết nối Internet để gửi dữ liệu kịp thời.

• Kiểm tra định kỳ tính hợp lệ của mã hóa đơn.

• Sao lưu dữ liệu hóa đơn định kỳ để phòng trường hợp mất mát.

---

 Chủ động chuyển đổi để không bị chậm chân

Việc áp dụng hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp/ hộ kinh doanh hiện đại hóa quy trình kinh doanh, tiết kiệm chi phí và nâng cao uy tín.

Nếu bạn là hộ kinh doanh, chủ cửa hàng hoặc doanh nghiệp nhỏ, hãy chủ động triển khai sớm để tránh rủi ro vi phạm quy định thuế và nắm bắt xu thế chuyển đổi số quốc gia.
Nếu bạn đang chuẩn bị chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền, hãy lựa chọn đến với MITA CÙNG BẠN VƯƠN XA. MITA sẽ giúp bạn đăng ký, cài đặt và vận hành hệ thống nhanh chóng, đúng chuẩn Nghị định 123/2020/NĐ-CP – Thông tư 78/2021/TT-BTC, đảm bảo an toàn – hiệu quả – hợp pháp.